CONGRESOS

En M.A.R ofrecemos organización integral en todo tipo de reuniones. Somos un equipo flexible, con conocimiento, criterio y experiencia para seleccionar y contratar los servicios mas adecuados para cada cliente. Facilitamos al comité organizador del congreso la toma de decisiones y el control administrativo y financiero necesarios durante todo el proceso de organización de su congreso o reunión.

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En cuanto Secretaria Técnica ofertamos los siguientes servicios:

Secretaria permanente.

• Diseño de imagen corporativa para todo el material del congreso y diseño de la web.
• Preparación de la base de datos, vía electrónica o manual para la recepción de las inscripciones y reservas de alojamiento.
• Envio del programa.
• Gestión y reserva de alojamiento para los asistentes y acompañantes.
• Confirmación de la inscripción y alojamiento.
• Control del presupuesto.
• Preparación de toda la documentación del congreso y distribución a todos los inscritos
• Acreditaciones, certificados de asistencia, etc.

Gestión y contratación de la sede del congreso.

• Estudio exhaustivo de las diferentes sedes dando un amplio abanico de opciones para poder elegir la sede optima del congreso.

Contratación de servicios y coordinación de proveedores.

• Megafonía y medios audiovisuales.
• Traducción simultánea, intérpretes y equipos.
• Montaje de carpas y decoración de stands.
• Restauración y caterings.
• Personal auxiliar y azafatas.
• Transfers.
• Hoteles y viajes.
• Protocolo.

Planificación del Calendario de operaciones.

Reuniones de seguimiento con el Comité Organizador.

Control del presupuesto.

Producción de todas las publicaciones del congreso.

Recepción y gestión de las inscripciones, alojamiento, tanto para los asistentes como acompañantes. (vía electrónica o manual)

Preparación de la documentación del congreso y distribución a todos los inscritos.

Reservas de alojamiento

Gestión de transporte y excursiones.

Programa social para asistentes y participantes.

Y todo lo que usted necesite ya que nuestra principal virtud es la flexibilidad y la facilidad con la que nos adaptamos a todo tipo de congresos y preferencias.

En cuanto a la secretaria científica nos encargamos de:

• Soporte administrativo al Comité Científico.
• Estructura del programa científico. Cuadro de horarios.
• Ponentes y moderadores, envío cartas invitación y gestión de los viajes y alojamiento.
• Recepción de resúmenes, creación formulario, recepción, clasificación y gestión. (vía electrónica o manual).
• Correspondencia con los autores de los trabajos, comunicando decisión comité científico
• Edición del programa final y libro de resúmenes.
• Recepción y clasificación de los posters.
• Coordinación del montaje y desmontaje de la exposición de posters.

 Y a los patrocinadores comerciales:

• Alquiler del espacio para la exposición, confección planos y distribución de los espacios.
• Base de datos con las empresas potenciales expositoras y/o patrocinadoras.
• Dossier de comercialización con el manual técnico, diseño y difusión.
• Coordinación de todos los servicios necesarios para el montaje de los stands.
• Alquiler y montaje de stands.
• También ponemos a su disposición el servicio on- line donde usted tendrá a su servicio lo siguiente:
• Creación de webs para los congresos conteniendo información del congreso, inscripciones, alojamiento, y submisión de los “abstracts”.
• Inscripciones y reserva de hotel, recepción on-line.
• Código de seguridad, para formular el pago a través de la tarjeta de crédito.